طراحي فرايند توانمندسازي تيم
عصر توسعه: زهرا گليج
توانمند سازي مدتي است كه در وضعيتي كليشه اي در دنياي كسب و كار قرار گرفته است. احتمالا هيچ موضوع مجزايي به تنهايي كلماتي درباره توانمندسازي نوشته نشده است. در تئوري بيشتر از آنچه كه نوشته شده و آموزش داده شده، انجام گرفته و منبع الهام بخشيدن است. بر اين اساس اگر در قلبها و درونمان عميق شويم مي‌دانيم كه بايد كاركنانمان را توانمند كنيم. نتايج اين اقدام مشخص نيست. علاوه براين اين نگراني هست كه توانمندسازي مرزها را بردارد. از دست دادن كنترل، بيشتر بازرگانان و به ويژه كارآفرينان را مي‌ترساند. چگونه مي‌توان كاركنان را بدون از دست دادنشان، توانمند كرد؟ اين پرسش‌ها و نگراني‌هاي معقول اغلب باعث مي‌شود كه توانمندسازي حقيقي اتفاق بيفتد، در بيشتر مواقع، موقعيتي ايجاد مي‌شود كه امكان دارد اگر دست نزيم بهتر خواهد بود. اجازه بدهيد اين بخش را براي روشنگري آنچه كه توانمندسازي تعريف مي‌شود به كار ببريم و بينيم كه چطور مي توانيد تيم موثر عملياتي خودتان ايجاد كنيد.
گام اول: بايد باور داشته باشيد
بسياري از صاحبان كسب و كار به صورت حرفي به توانمندسازي مي‌پردازند عمدتا دليلش اين است كه آنها واقعا نمي‌توانند آنچه كه توانمندسازي است را متوجه شوند. به غير از اين آنچه كه توانمندسازي مي‌تواند موضوع برانگيزاننده سخنراني براي توليد مقادير زيادي پول باشد. توانمند سازي به راحتي به تيم شما قدرت مي دهد كه كارها را انجام دهند و برنامه‌هايي كه آنقدر موثر است كه شما براي كسب و كارتان مناسب مي دانيد. توانمندسازي اين معني را نمي‌دهد كه از مسئوليت كناره‌گيري كنيد و يا قدرت را ديگران واگذار كنيد. زماني يك تيم به واقع توانمند شده كه قابليت‌هاي داخلي شده باشند و بتوانند در آن هنگام كه شما نياز داريد برايتان تصميم سازي كنند. تيم توانمند اهدافتان را محقق خواهد نمود و زندگيتان را آسان‌تر مي‌سازد. با اين حال توانمندسازي با شكست مواجه خواهد شد اگر شما يك معتقد واقعي به آن نباشيد. انتقال قدرت دشوار است به ويژه براي كارآفريني كه زمان، استعداد، پول نقد و روح خودش را در اين رويا سرمايه گذاري كرده است. چطور مي‌توانيد اجازه دهيد فرايند تصميم گيري به گروهي از كاركنان برود؟ واقعيت اين است كه نمي‌دانيد كه چطور كاركنانتان را درك مي‌كنيد. شما آنها را به عنوان حرفه‌اي‌هاي با كيفيت مي‌بينيد كه براي كمك به موفقيت كسب و كارتان برانگيخته شده‌اند. هرگز فراموش نكنيد كه اعضاي اين تيم بيشتر حرفه خود را در موفقيت شما سرمايه‌گذاري كرده‌اند. موضوع توانمندسازي را تا زماني كه اعتقاد واقعي به مفهوم آن پيدا نكرده‌ايد به تأخير بياندازيد.
گام دوم: ايجاد مرز براي توانمندسازي
اين صداها مانند تركيب‌هاي متناقض هستند به نظر شما آيا همينطور نيست؟ هيچ مرز مهمي ميان شما و تيم وجود ندارد. به احساس راحتي كه تيمتان در داخل مناطقي كه آنها مي‌توانند بهترين مشاركت را با شركت شما داشته باشند، نياز داريد. آنها همچنين به مرزهايي كه بدانند چه زماني بايد تصميم قاطعانه بگيرند و چه زماني بايد تصميمات را تحويل شما بدهند، نياز دارند. مرزهاي شفاف اين اجازه را به هر شخصي مي دهد تا كارهايشان را بيشتر و به طور كامل با اطمينان و به راحتي انجام دهند .بنابراين چطور مي‌توانيد كه اين مرزها و خطوط را ترسيم کنيد؟ چطور مي‌توانيد تعيين كنيد تيمتان كه چه قدرت و مسئوليتي بايد داشته باشد؟
مي‌توانم بهترين پاسخ را با مراجعه به فرمول‌هايم براي قدرت بدهم: شما بر همه چيزهايي كه مسئوليتش را داريد، اختيار داريد. شما بر هر چيزي كه اختيارش را داشته‌ايد، مسئول هستيد. بنابر اين به تعريفي از توانمندسازي كه به تيم اختياري مي‌دهد تا رسيدگي كند منجر مي‌شود. فعاليت‌هاي شما كه مسئوليت‌هايي براي آنها نگه داشته‌ايد. همچنين نحوه و چگونگي حفظ كنترل بر توانمندسازي با نگهداشتن تعادل ما بين مسئوليت و پاسخگويي انجام مي‌شود.
گام سوم: انتظارات‌تان را تشريح نماييد
اينكه آيا شما تيم پروژه‌اي را به طور موقت ايجاد كرده‌ايد و يا فقط در حال توانمندسازي تمام كاركنانتان براي انجام عمليات در حال اجرا بايستي به صورت شفاف آن چه را كه آنها بايد انجام دهند را توضيح دهيد. توضيح كلي، چگونه آن الگوي واحد را به تصويري بزرگ و نتايج مورد نظر تبديل مي‌كنيد. سوالاتشان را حتي اگر تكراري يا با هم تداخل كاري دارند، تشويق كنيد.
پس از اينكه توضيحاتي را ارائه كرديد اعضاي تيم آن موارد را براي شما توضيح دهند وضوح در مقابل پايان تضمين درك گروه در جهت، قدرت و مرزها، آنها قادر خواهند بود تا با اطمينان اجرا كنند بدون اينكه نياز باشد تا به صورت مداوم از طرف شما کنترل و نظارت شوند.
در اينجا نكته‌اي وجود دارد كه عمل به آن به من خدمت خوبي كرده است. توضيح دهيد چرا مانع تماس كنترل بعضي چيزها شده‌ايد. اگر تيم شما هدف از كار و وظيفه را درك كند تصميم‌هاي بهتري اتخاذ مي‌شود.
گام چهارم: آنها را براي موفقيت تجهيز كنيد
تيم توانمندشدن را نخواهد پذيرفت اگر آنها دائما مجبور باشند تا براي ابزار انجام كارهايشان مذاكره كنند. در واقع مانعي كه بيشتر اوقات عملكرد تيم‌ها را متوقف مي‌كند به هدر رفتن زماني است كه براي دستيابي وسيله براي انجام فعاليت لازمست. اين ابزارها شامل فضاي اداري، دسترسي به نماينده مديريت، آموزش، پشتيباني كاركنان و مالي مي‌شود. (خيلي زود در حرفه‌ام ياد گرفتم كه سريعترين راه براي كشتن يك پروژه، پرسيدن از كمك‌هاي مالي در آن است) براي تيم خود ابزارهايي كه آنها احتياج دارند را تامين کنند تا اهدافي كه شما به آنها اختصاص داده‌ايد را محقق كنند.
گام پنجم: به آنها اجازه دهيد كه اشتباه كنند
اعضاي تيم از توانمندسازي خواهند گريخت تا به صورت خرد و ريز مديريت شوند و يا اگر بر روي اشتباهاتشان تأكيد و تكيه كرده باشيد. يكبار كه قدرت را به يكي از اعضاي تيم تفويض كرده باشيد تصميم‌هاي آن شخص را دو بار نمي‌شود حدس زد بايد آن شخص را با مربي‌گري و الگوي نقش كمك كنيد تا تصميم‌هاي بهتري بگيرند اما مگر اينكه عواقب مخرب يك تصميم اعضاي تيم توانمند ساز را نشود تغيير داد. اگر او را تضعيف كنيد در واقع تمايل خواهيد داشت تا او خفه شده و از توانمندسازيش استفاده كنيد همچنين اثرات مشابهي كه در بقيه تيم رخ داده است.
مديريت تعارض
شما تيمي متشكل از افراد قوي جمع نموده‌ايد. افراد نيرومند موقعيت‌هاي قوي را نگه مي دارند و آنها خوب و به شدت دفاع خواهند كرد. بنابراين وجود تعارض در تيم اجتناب ناپذير است. نه تنها اجتناب ناپذير است بلكه باعث سلامت تيم هم مي‌شود. تيم بايد همه گزينه‌ها را بررسي كند. اتخاذ مواضع و با شور و نشاط و شدت از مواضع دفاع كند. آنها همچنين بايد تصميمات گرفته شده در موقعيت‌هاي ديگران را بررسي كنند و تمايل به پيدا كردن حفره يا نقص‌هايي در منطقشان را داشته باشند. اشتباه در انجام آن موجب برنامه‌ريزي مطلوب و شكست معمول مي‌شود. تعارض به خودي خود موضوع مهمي نيست مسئله اصلي با تعارض آن است كه اغلب از آن مي‌ترسيم و مي‌خواهيم به طور كامل از آن اجتناب كنيم. به جاي مقابله و برخورد با آن به صورت سازنده، تعارض زير قاليچه مخفي شده است. هيچ قاليچه‌اي به اندازه كافي بزرگ نيست كه شامل سوء تفاهم براي مدت طولاني، تفاوت زياد، تنش و لجوج پايشان را در يك كفش مي‌كنند و مواضعشان را ادامه مي دهند. عدم رسيدگي به تعارض مي‌تواند موجب مرگ يك تيم درخشان و عقلاني شود. چگونه مي‌توانيد اين سلامتي بالقوه را محصور كنيد اما اغلب ابزار مرگبار است؟ رويكردهاي بسيار و تكنيك‌هاي شما صرف تكميل توانايي‌هاي شغلي شود تا از آنها استفاده كنيد اما اجازه بدهيد كه سه اصلي مهم براي مهار كردن اين جانور را بيان كنم.
رويارويي با تعارض
بسياري از ما با تعارض مخالف هستيم و اميدواريم كه اگر آن را ناديده بگيريم به خودي خود از بين مي‌رود. با اين حال تعارض مانند بسياري از بيماري‌ها به ندرت از بين مي‌رود. ناديده گرفتن تعارض و دميده شدن سهمي از آن، چرك و تخم ريزي بيشتر آن يك خط كاملا جديد از طراحي تعارض را ايجاد مي‌كند كه باعث لرزه ذهن مي شود. هنگامي كه تعارض مي‌آيد جلوي آن را در ابتدا گرفته و به طور كامل با آن مقابله كنيد.